De waarde van een intranet wordt bepaald door het gebruiksgemak en de integratie in organisatorische processen en bedrijfscultuur.
De informatie- en communicatiebehoeften van intranetgebruikers zijn gesegmenteerd naar de organisatorische structuur. Gebruikers willen informatiesoorten met verschillende relevantie, tijdigheid en kwaliteit.
Een intranet gericht op kennisbeheer is gebaseerd op een schaalbare, flexibele en adequate informatie-architectuur en navigatiemodel. Net zo als andere informatie- en communicatieomgevingen voor menselijk gebruik.
Een groeiend technologiebedrijf beweegt zich in de dynamische markt van elektronische handel. Conventionele technologieën worden vervangen door innovatieve en klanten stellen nieuwe vragen.
De bedrijfsleiding wil haar client-server infrastructuur voor documentopslag met meerdere servers vervangen door een intranet voor de gestructureerde creatie, uitwisseling en verspreiding van informatie. Een meerderheid van de medewerkers heeft echter beperkte informatievaardigheden, zoals emailcommunicatie en websites bezoeken.
|
De creatie van een intranet informatie-architectuur
 |
De opdrachtgever |
Een snelgroeiend technologiebedrijf met veel nieuwe medewerkers
Een technologiebedrijf groeit in korte tijd van 18 naar 50 medewerkers. De organisatie wordt geconfronteerd met de uitdaging nieuwe medewerkers op te nemen in veranderende bedrijfsprocessen, -rollen en -cultuur. De bedrijfsleiding neemt een explosie van ongestructureerde informatie en documenten waar met het gevaar dat uiteindelijk de kwaliteit van haar dienstverlening achteruitgaat. De meeste communicatie- en coördinatieprocessen zijn informeel en moeten worden geformaliseerd. Het management weet dat het leervermogen van de organisatie moet worden ontwikkeld en ziet specifieke functies, toepassingen en informatie in een intranet als adequaat hulpmiddel. De leiding ambieert de ontwikkeling van een intranet als het primaire informatie- en communicatiemiddel voor medewerkers.
|
 |
Het probleem |
Ontwikkel een integraal informatie- en communicatieplatform voor het bedrijf
De bedrijfsinfrastructuur bestaat uit servers met grote hoeveelheden documenten en computerprogramma's met verschillende formaten, versies en naamgevingsconventies. De documenten hebben een extreem niveau van inconsistentie en zijn overal in het netwerk verspreid. De netwerkservers bevatten meerdere hierarchieën van (sub)folders met variërende titels. Het is onbekend welke informatie beschikbaar is en welke niet. Documenten gebaseerd op sjablonen zijn geheel afwezig en interne 'branding' is een onbekend verschijnsel. De informele organisatie van documenten en programma's resulteert in een georganiseerde chaos. De uitdaging is de ontwikkeling van een waardevolle informatiebron voor medewerkers met beperkte informatie- en communicatievaardigheden met elektronische hulpmiddelen.
|
 |
Het proces |
Vertaal de eisen en wensen van de organisatie en gebruikers in een succesvol platform
- De informatie- en communicatiebehoeften van medewerkers bepalen in relatie tot hun werksituaties en taakprofielen.
- Structuren en naamgevingssystemen voor het intranet prototyperen.
- De eisen en wensen van de medewerkers en de bedrijfsleiding vertalen in een adequate informatie-architectuur en navigatiemodel.
- Sjablonen voor intranetpagina's ontwikkelen die zijn gebaseerd op de eisen en wensen van de bedrijfsleiding, gebruikers en informatietypen.
- Structuurdiagrammen en paginaschema's, gecontroleerde terminologielijsten en schema's voor metadata ontwikkelen voor interne communicatie en testdoelen.
- Een werkstroom voor kennisbeheer ontwerpen met samenhangende rollen, verantwoordelijkheden, taken en vaardigheden.
- Zoek- en bladermogelijkheden ontwerpen om met informatie in het intranet te werken.
|
 |
De resultaten |
Een toekomstbestendig intranet voor communicatie en samenwerking gericht op kenniswerken
Een voorbeeld van hoe een bedrijf met relatief eenvoudige functies en inhoud kennis kan ontwikkelen en beheren. De informatie-architectuur van het intranet kan zich verder ontwikkelen met geavanceerde personalisatiemogelijkheden en nieuwe informatievormen, zoals 'weblogging'. Het intranet heeft een structuur, organisatie en navigatiemodel die op de verwachtingen, kundigheid en context van haar gebruikers aansluiten. Het intranet bevat introductiecursussen voor nieuwe medewerkers als hun primaire informatieplatform. Het intranet draagt in belangrijke mate bij aan de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken komen de individuele bijdragen aan deze informatie- en communicatie-omgeving aan de orde.
|
|
